بازدید: ١٧٠٣

استفاده از فرمهای پرس و جو(Query) برای ایجاد خلاصه ای از داده ها(اکسس پیشرفته)

بازگشت به صفحه اصلی آموزش پیشرفته اکسس

 

در این پست می خواهیم نحوه استفاده از فرم های پرس و جو را برای ایجاد خلاصه ای از  داده ها (Summary Data) برروی گروهی از رکوردها نشان  دهیم که مشترکاتی با هم دارند. برای همین منظور از جدولی به نام Order Details استفاده می کنیم. فرم پرس و جویی که می خواهیم بسازیم، تمامی رکوردهایی را که دارای یک مقدار مشترک در فیلد OrderId هستند دسته بندی کرده سپس برای هر گروه  حاصل جمع (SUM) فیلد Amount را محاسبه می کند. آنچه ما در اینجا انجام می دهیم مرتب سازی رکوردها در گروه های سفارشات ( Orders) و سپس محاسبه حاصل جمع مقادیر هر سفارش بطور جداگانه می باشد. به جدول زیر نگاه کنید، این جدول، جدول داده های ما می باشد:

 

خلاصه داده ها در اکسس

شکل1: جدول Order Details.

 

برای انجام این کار از GROUP BY و SUM بر روی سطر TOTALS از QUERY DESIGN GRID استفاده می کنیم.

 

مثال مربوط به فرم پرس و جوی خلاصه داده ها

 

قبل ازایجاد فرم پرس و جو، ابتدا باید جدول آن را ایجاد کنید. البته می توانید جدول مربوطه را نیز از اینجا دانلود کنید. این فرم پرس و جو حاوی یک جدولOrder Details با سه فیلد OrderId(از نوع عددی)، ProductId(از نوع عددی)  و Amount( از نوع Currency) می باشد. کلید اولیه، مخلوطی از OrderId وProductId است. برای اجرای این مثال تنها به جدول Order Details نیاز داریم.

 

  1. برروی آیکون QUERY DESIGN کلیک کنید. این آیکون در گروه OTHER از نوار ابزار CREATE قرار دارد.
  2. در کادرمکالمه SHOW TABLE،  tblOrderDetails را به پنجره Query Design اضافه کنید.
  3. فیلدهای OrderId و Amountرا به صفحه طراحی Query Design Grid اضافه کنید. سریعترین روش برای انجام اینکار این است که بر روی اسامی هردو تا فیلد از Table Diagram در قسمت بالایی پنجره Query Design دبل کلیک کنید.
  4. اکنون باید سطر TOTAL را در Query Design Grid نمایش دهید. بطور پیش فرض نمایش داده نمی شود. برای همین منظور برروی آیکون TOTAL در گروه SHOW/HIDE از نوار ابزار DESIGN کلیک کنید. اکنون باید سطر TOTAL در پنجره طراحی ظاهر شده باشد.


خلاصه داده ها در اکسس

 

5. اکنون می خواهیم فرم پرس و جو ما تمامی رکوردها را در سفارشات مختلف دسته بندی کند و جمع کل را برای هر رکورد محاسبه کند. حال می خواهیم شرط GROUP BY را در سطر TOTAL ستون OrderId وارد کنیم. (در حقیقت این تنظیم پیش فرض است که شما نیازی به تغییر آن ندارید). اکنون تمام رکوردهایی که دارای OrderId می باشند، در نتایج فرم پرس و جوی ما به یک گروه مجزا (سطر) تبدیل می شوند. سپس به سطر TOTAL ستون Amount منتقل می شوند. اکنون می خواهیم از تابع SUM برای این سل(cell) استفاده  کنیم. می توانید آن را مستقیما تایپ کنید یا از فهرست کرکره ای موجود، انتخاب کنید. این دستور جمع کل مقادیر Amount را برای هر گروه در نتایج فرم پرس وجو ارائه می دهد.

 

خلاصه داده ها در اکسس

شکل 2: GROUP BY و SUM که به درون سطر TOTAL وارد شده اند.

 

اکنون می توانیم با کلیک بر روی فرم پرس و جوی یا آیکون DATASHEET، فرم پرس و جوی خود را اجرا کنیم. شکل 3 که در زیر قرار دارد، نتایج فرم پرس و جوی ما رو نشان می دهد:

 

خلاصه داده ها در اکسس

شکل 3: نتایج فرم پرس و جو که خلاصه ای از داده های ما را نشان می دهد.

 

همانطور که مشاهده می کنید، رکوردهای اصلی ما با استفاده از فیلد OrderId خود در درون سطرهای جداگانه ای گروه بندی شده اند و یک حاصل جمع از کل مقادیر برای هر گروه یا سفارش ایجاد شده است.

 

بازگشت به صفحه اصلی آموزش پیشرفته اکسس

 

طراحی سایت و سئو توسط ضابط