بازدید: ١٠٩٢

استفاده از یک فرم پرس و جو (Query) Crosstab برای نمایش خلاصه داده ها(آموزش اکسس پیشرفته)

بازگشت به صفحه اصلی آموزش پیشرفته اکسس

 

در این پست میخواهیم تا با استفاده از یک Crosstab Query اکسس، داده های خود را در یک قالب فشرده، خلاصه نویسی کرده و مجددا ساختاربندی کنیم. برای این منظور و برای بیان نحوه انجام آن از مقادیر فروشی که توسط کارمندان یک مشاور املاک بدست آمده است، استفاده می کنیم.

به نظر شما یک Crosstab Query چگونه می تواند نحوه نمایش خلاصه داده ها را اصلاح کند؟ برای شروع فرض کنید که مشاوره املاک مربوطه از ما خواسته تا فهرستی از مقادیر فروش کارمندان خود را برای هر فصل از سال تهیه و نمایش دهیم. این فهرست دارای فیلدهایی به نام Employee ،Quarter و SaleValue است.
 

استفاده از Crosstab query

شکل 1: اینها داده های اولیه هستند که اساس crosstab query ما را تشکیل می دهند.

 

همانطور که در شکل 1 مشاهده می کنید، این داده ها اطلاعات مورد نیاز ما را ارائه می دهند ولی خلاصه نویسی آنها به این شکل مشکل است. آنچه مدنظر ما می باشد، مقدار SaleValue برای هر Employee در هر Quarter است. با استفاده از یک Crosstab Query، می توانید این اطلاعات را مجددا سازماندهی کنید به گونه ای که نام هر کارمند (employee) یک عنوان در سمت چپ جدول بشود و مقادیر Quarter، با یکدیگر دسته بندی شوند تا عنوان ستون را در بالای هر جدول شکل دهند. از آنجایی که ما سه کارمند و چهار فصل داریم، جدول ما دارای 3 سطر و 4 ستون خواهد بود. حاصل جمع (Sum) هر مقدار فروش (Sales) در محل تلاقی هر سطر employee با هر ستون quarter نوشته می شود. این روش نحوه سازماندهی Crosstab Query ما را نشان خواهد داد:

 

استفاده از Crosstab query

 

ایجاد یک Crosstab Query

 

دو روش برای ایجاد یک Crosstab Query وجود دارد. می توان از ویزارد Crosstab Query یا Query Design Grid استفاده کرد. در اینجا تمرکز ما بیشتر بر روی ایجاد Crosstab Query از طریق روش دوم است. اگرچه برای استفاده از ویزارد crosstab query، می توانید برگه CREATE را انتخاب کرده، بر روی آیکون QUERY WIZARD که در گروه OTHER قرار دارد، کلیک کنید سپس از فهرست موجود در کادرمکالمه مربوطه، گزینه CROSSTAB QUERY را انتخاب کنید و بر روی OK کلیک کنید. با شروع ویزارد کافی است طبق دستورالعمل آن، ابتدا TABLE/QUERY را انتخاب کنید، سپس فیلدی که باید بعنوان سطر(SalesPerson) و فیلدی که بعنوان ستون انتخاب شود (Quarter)  را مشخص کنید و در آخر تابعی که باید با استفاده از آن مقدار SaleValue خلاصه شود را مشخص کنید(Sum).

 

بااستفاده از روش زیر می توانید یک Crosstab Query را با استفاده از Query Design از ابتدا به ساکن ایجاد کنید:

  1. برگه CREATE را از نوار ابزار اکسس انتخاب کنید.
  2. بر روی آیکون QUERY DESIGN کلیک کنید. این آیکون در گروه OTHER قرار دارد.
  3. جدول یا فرم پرس و جوی مورد استفاده را از کادرمکالمه SHOW TABLE انتخاب کنید. فرم پرس و جوی مورد استفاده ما qrySales نام دارد.
  4. بر روی آیکون CROSSTAB کلیک کنید. این آیکون در گروه Query Type از نوارابزار DESIGN قرار دارد. اکنون به دوسطر جدید ایجاد شده در query deign grid توجه کنید (Crosstab و Total).
  5. اکنون سه نام فیلد را از qrySales به سمت جدول طراحی بکشید.
  6. به سطر Crosstab از ستون SalesPerson که در Query Design Grid قرار دارد، بروید. حال عنوان سطر را از فهرست کرکره ای موجود در آن سل انتخاب کنید.

  7. حال به سطر Crosstab از ستون Quarter بروید. عنوان ستون را از فهرست کرکره ای مزبور انتخاب کنید.

  8. همانطور که به خاطر دارید، جمع SaleValue، خلاصه داده های جدول ما را مشخص می کند. برای این منظور کافی است که به سطر Totals از ستون SaleValue بروید. سپس گزینه Sum را از فهرست کرکره ای انتخاب کنید. اکنون به سطر Crosstab از ستون SaleValue بروید و گزینه Value را از فهرست کرکره ای مربوطه انتخاب کنید.

 

صفحه طراحی Query Design شما باید شبیه به شکل زیر به نظر برسد:

استفاده از Crosstab query

شکل 2: صغحه طراحی Query Design برای Crosstab Query.

 

با اجرای Crosstab Query، نتایج حاصله باید شبیه به شکل زیر به نظربرسند:

استفاده از Crosstab query

شکل 3: نتایج مربوط به Crosstab Query Sales.

 

همچنین می توانیم سطر دیگری را که حاوی جمع کل SalesValue هر SalesPerson می باشد، برای هر چهار فصل ایجاد کنیم. برای این منظور کافی است مجددا به صفحه طراحی باز گردیم و یک ستون دیگر برای SalesValue اضافه کنیم(می توانید نام Total را برای ستون درنظر بگیرید). سپس عنوان سطر را از سطر Crosstab در صفحه طراحی انتخاب کنید. با اجرای آن نتایج زیر حاصل می شود:

 

استفاده از Crosstab query

شکل4: Crosstab Query با یک عنوان سطر دیگر  به نام Total.

 

بازگشت به صفحه اصلی آموزش پیشرفته اکسس

طراحی سایت و سئو توسط ضابط