بازدید: ۵٣٠

استفاده از فرم پرس و جوی ساخت جدول (Make Table Query) برای جمع آوری داده های آرشیوی (آموزش پیشرفته اکسس)

بازگشت به صفحه اصلی آموزش پیشرفته اکسس

 

اطلاعات ذخیره شده در یک بانک اطلاعاتی ممکن است در طول زمان تغییر کنند. با تغییر جزییات، ممکن است تغییرات بر روی داده های قبلی نوشته شوند و بدین طریق داده های قبلی از بین می روند. راههای گوناگونی برای دسترسی به داده های قدیمی وجود دارد. فرض کنید می خواهیم به نام و شماره تماس یک مشتری که دو سال قبل نام وی را ثبت کردید، دسترسی پیدا کنید. اگر مشتری مورد نظر ما در یک سازمان یا بیزینسی مشغول به کار بوده باشد، این احتمال وجود دارد که شخص دیگری در پست وی جایگزین شده باشد. بنابراین بهتر است امکانی وجود داشته باشد تا هر زمان که خواستیم بتوانیم به داده های مربوط به آن دسترسی پیدا کنیم. البته لازم به ذکر است که نمی توانیم این نوع اطلاعات آرشیوی را از هم اکنون برای قبل ایجاد کنیم. برای جمع آوری این اطلاعات باید قبلا و از ابتدا در یک فواصل زمانی مشخص اقدام کنیم. یکی از روشهای انجام اینکار ایجاد فرم پرس و جوی Make Table است تا با استفاده از یک فرم پرس و جو(Query)، داده ها را از بانک اطلاعاتی استخراج کرده و نتایج را در یک جدول جدید ذخیره کنیم. سپس می توانید این داده ها را در یک بانک اطلاعاتی آرشیوی جداگانه ذخیره کنید تا در صورت نیاز به آن دسترسی پیدا کنید.

با در نظر گرفتن Order Management System، متوجه می شوید که داده ها در 4 جدول مرتبط به هم ذخیره شده اند و تنها فیلدهای خاصی از هر جدول باید آرشیو شوند. به راحتی می توانیم یک کپی از هر 4 جدول تهیه کنیم با اینکار اطلاعات زیادی که ممکن است نیازی هم به ذخیره سازی آنها نباشد، ذخیره می شوند. و البته در آینده هم نیازی به بازیابی بسیاری از این اطلاعات نخواهد بود.

جدولهای مرتبط در این مثال عبارتند از: tblCustomer، tblOrganisation ، tblPerson و tblAddress.

 

ساخت جدول

شکل 1: فرم پرس و جوی Make Table برای یک Order Management System(سیستم مدیریت سفارش). 

 

ایجاد یک فرم پرس و جوی Make Table

 

قبل از ایجاد Make Table Query، ممکن است بخواهید که یک بانک اطلاعاتی خالی ایجاد کنید. اکنون ما یک بانک اطلاعاتی جداگانه داریم که می توانیم در درون آن جدول جدیدی را از فرم پرس و جوی خود بچسبانیم. در این مثال بانک اطلاعاتی مزبور را HistoricData.accdb نامگذاری کردیم.

در زیر به بیان نحوه ایجاد فرم پرس و جوی Make Table می پردازیم:

  1. بانک اطلاعاتی را که می خواهیم از آن فرم پرس و جو تهیه کنیم را باز می کنیم( در مثال ما Order Management System).
  2. بر روی آیکون QUERY DESIGN (که در گروه OTHER نوار ریبون CREATE قرار دارد) کلیک کنید.
  3. جداولی را که می خواهید از آنها استفاده کنید را از کادر SHOW TABLE انتخاب کنید. ما جداول tblCustomer، tblOrganisation، tblPerson و tblAddress را انتخاب کردیم.
  4. سپس تمامی فیلدها را از جداول موجود که باید در فرم پرس و جو استفاده شوند انتخاب کنید. اینکار نه تنها نتایج فرم پرس و جو را شکل می دهد بلکه ساختار جدول جدید را نیز درست می کند. ما فیلدهایی را از چهار جدول خود انتخاب کردیم به گونه ای که برای جدول جدید مناسب باشند.  
  5. در صورت نیاز ارتباطات جدولی را ایجاد کنید.  
  6. بر روی آیکون Make Table کلیک کنید (این آیکون در گروه Query Type از نوار ریبون DESIGN قرار دارد). اینکار باعث می شود تا کادر MAKE TABLE باز شود (شکل 2). 

 

ساخت جدول2

شکل 2: کادر مکالمه Make Table.

 

7- نام جدول جدیدی را که می خواهید ایجاد کنید، وارد کنید. ما نام این جدول را tblCustometTeamMay2012 قرار دادیم.

8- بر روی گزینه ANOTHER DATABASE کلیک کنید. اینکار باعث می شود تا جدول جدید در یک بانک اطلاعاتی دیگر ایجاد شود.

9- تا محل بانک اطلاعاتی خارجی پیمایش کنید. ما نام آن را HistoricData.accdb قرار دادیم. بر روی فایل دبل کلیک کنید تا آن را انتخاب کنید سپس بر روی OK کلیک کنید تا کادر مربوطه را ببندید.

10- با کلیک کردن بر روی آیکون DATASHEET VIEW( که در RESULTS GROUP از نوار ریبون DESIGN قرار دارد) می توانید فرم پرس و جو (Query) را آزمایش کنید.

11- اگر داده های نمایش داده شده، مدنظر شما می باشند، می توانید فرم پرس و جوی Make Table را با کلیک کردن بر روی آیکون RUN ( در گروه RESULTS از نوار ریبون DESIGN قرار دارد) اجرا کنید. اینکار باعث ایجاد جدول جدیدی در بانک اطلاعاتی خارجی می شود.

اکنون می توانید بانک اطلاعاتی خارجی را باز کنید و جدولی را که جدیدا ایجاد کردید، مشاهده کنید:

 

ایجاد چدول 3

شکل 3: جدول tblCustomerTeamsMay2012 که جدید ایجاد کردید (نمای Design).

 

اکنون تنها کاری که مسئول بانک اطلاعاتی باید انجام دهد این است که این فرم پرس و جو (Query)را هر ماه اجرا کند، تا جدول جدید را به ماه مقتضی تغییر دهد. با گذشت زمان، حجم زیادی اطلاعات جمع آوری می شود که در صورت نیاز آماده دسترسی می باشند. از آنجایی که این داده ها در یک بانک اطلاعاتی جداگانه ذخیره می شوند، فشاری بر روی اجرای سیستمی که اطلاعات از آنجا جمع آوری شده است، وارد نمی شود. 

 

بازگشت به صفحه اصلی آموزش پیشرفته اکسس

طراحی سایت و سئو توسط ضابط