بازدید: ١٠١۴

افزودن یک Group و Sort به گزارش اکسس (آموزش پیشرفته اکسس)

بازگشت به صفحه اصلی آموزش پیشرفته اکسس

 

با افزودن Group و Sort به یک گزارش اکسس، باعث می شوید تا خواندن داده ها راحت تر شود. دلیل آن هم می تواند این باشد که اطلاعات ما در یک قالب واضح تر و منطقی تر نمایش داده می شود. بعنوان مثال فهرستی از شماره های تلفن (Contacts) را در نظر بگیرید. شماره های زیادی وجود دارند که برای یک سازمان کار می کنند. دراین حالت بهتر است تا فهرست شماره تلفنها را برحسب نوع سازمان گروه بندی کنیم(Group). سپس برحسب تعداد شماره های موجود در هر سازمان، ممکن است بخواهید شماره تلفنهای مربوط به هر سازمان را برحسب حروف الفبا مرتب کنید.

به عبارتی دیگر به جای داشتن فهرستی همانند شکل 1، باید فهرستی همانند شکل 2 داشته باشیم: 

 

افزودن گروه بندی

شکل 1: لیست شماره های تلفن افراد، قبل از اعمال Group و Sort.

 

افزودن مرتب سازی

شکل 2: فهرست شماره تلفن ها که برحسب نام شرکت گروه بندی شده و به ترتیب نام خانوادگی و نام  مرتب شده اند. 

 

هردوجدول حاوی اطلاعات یکسانی هستند ولی فهرست موجود در شکل 2 ابتدا برحسب نام شرکت گروه بندی  شده و سپس برحسب نام خانوادگی و نام مرتب شده است (در داخل هر گروه). حال می خواهیم نحوه ایجاد این گزارش را شرح دهیم.

ابتدا گزارشی همانند شکل 1 ایجاد می کنیم سپس آن را در نمای Design باز کرده و Group و Sorts را قبل از ترازبندی مجدد ستونها، به آن اضافه می کنیم. در زیر می توانید مراحل انجام کار را به صورت قدم به قدم مشاهده کنید.

برای دانلود این گزارش می توانید از این لینک استفاده کنید.

 

مرحله اول: ایجاد گزارش اولیه

 

1- جدول Contacts را در قسمت Navigation انتخاب کنید. جدول مربوطه در همان بانک اطلاعاتی، tblContacts خوانده می شود و در هر دو گزارش بعنوان Record Source در نظر گرفته می شود.

2- بر روی آیکون Report کلیک کنید(در نوارابزار Create در گروه Reports قرار دارد). این روش، سریعترین روش ایجاد گزارش براساس یک منبع رکورد خاص می باشد.

 

افزودن گزارش

 

3- هنگامی که گزارش در نمای LAYOUT باز می شود، بر روی نماد  نماد گروه بندی  کلیک کنید (این نماد در گوشه سمت چپ و بالای ستون ID قرار دارد). با کلیک بر روی این نماد، تمامی سل هایی که اکنون به یکدیگر متصل شده اند، مشخص می شوند(Highlight می شوند).

4-سپس بر روی آیکون REMOVE کلیک کنید تا آنها را از یکدیگر جدا کنید. این آیکون در گروه CONTROL LAYOUT نوار ابزار ARRANGE قرار دارد. اینکار باعث می شود تا هنگامی که به نمای DESIGN می رویم، این امکان فراهم شود تا کادرهای متنی و برچسبها را بتوانید بصورت مستقل از یکدیگر، جابه جا کنید. اگرچه قبل از انجام اینکار، ابتدا باید Group و Sorts را اضافه کنیم.

 

مرحله دوم: افزودن Group و Sort.

 

  1. نوارابزار HOME را انتخاب کنید. سپس از گروه VIEWS، نمای DESIGN را  انتخاب کنید.
  2. اطمینان حاصل کنید که آیکون GROUP, SORT AND TOTAL انتخاب شده است(این آیکون در گروه GROUPING AND TOTALS نوارابزار DESIGN قرار دارد). قسمت GROUP, SORT AND TOTALS در زیر DESIGN GRID قرار دارد.
  3. در قسمت GROUP, SORT AND TOTALS بر روی ADD A GROUP کلیک کنید(شکل 3).
  4. فیلد Company را از فهرستی که نمایش داده می شود، انتخاب کنید. اکنون یک Company Header ایجاد می شود(شکل 4).
  5. کادر متنی Company را انتخاب کنید. مراقب باشید تا کنترلهای دیگر انتخاب نشوند.
  6. کادر متنی Company را جابه جا کرده و در نزدیکی گوشه سمت چپ Company Header قرار دهید.
  7. اکنون برچسبها و کادرهای متنی را مجددا جابه جا کنید به گونه ای که به شکلی مرتب و منظم تراز بندی شوند(شکل 4).
  8. بر روی Add a Sort  که در قسمت  Group, Source and Totals قرار دارد، کلیک کنید.
  9. از فهرست مربوطه Surname را انتخاب کنید. اکنون یک سطح جدید در زیر Company Group ایجاد شده است. این به این دلیل است که می خواهیم اکسس ابتدا گروه بندی کند(Group) و سپس در درون گروه برحسب نام خانودگی افراد (Surnames) مرتب سازی کند(Sort).
  10. مجددا برروی ADD A SORT کلیک کنید.
  11. سپس Firstname را از فهرست انتخاب کنید. این دستور باعث ایجاد Sort بر روی firstname می شود. اگر دقت کنید، مشاهده می کنید که این Sort، در سطحی زیر سطح اول قرار دارد. زیرا که می خواهیم ابتدا اکسس برحسب Surnames (نام خانودگی) مرتب سازی کند سپس اگر آیتم های تکراری وجود داشت، آنها را برحسب firstname(نام) مرتب سازی کند.

 

افزودن group

شکل 3: قسمت Group, Sort and Total

 

افزودن sort به گزارش

شکل 4: نمای Report Design که Group Header را برای فیلد Company نمایش می دهد.

 

اکنون می توانید گزارش را در نمای REPORT باز کنید تا نتایج گروه بندی و مرتب سازی را مشاهده کنید. 

 

بازگشت به صفحه اصلی آموزش پیشرفته اکسس

طراحی سایت و سئو توسط ضابط