بازدید: ۵۴٣

فرم های پرس و جوی Append(افزودن): افزودن خودکار داده ها از یک جدول به جدول دیگر (آموزش پیشرفته اکسس)

بازگشت به صفحه اصلی آموزش پیشرفته اکسس

 

فرم های پرس و جویی که مخصوص افزودن می باشند، زمانی مناسب هستند که شما به جدول جدیدی از داده ها دسترسی پیدا می کنید و بخواهید داده های آن را به جدول موجود در بانک اطلاعاتی خود اضافه کنید. فرض کنید که شرکت شما فهرستی از اسامی افراد را برای ارسال ایمیل به آنها خریداری کرده است و شما می خواهید اسامی جدیدی را به اسامی موجود اضافه کنید. به جای اینکه مجبور به تایپ اسامی بصورت دستی باشید، یک فرم پرس و جوی Append می توانند به گونه ای ایجاد شود که داده ها را از یک جدول جدید به درون جدول دیگری که اکنون در حال استفاده از آن هستید، اضافه کند. 

به مثال زیر در این زمینه توجه کنید. ابتدا اجازه دهید تا نگاهی به دو جدولی که می خواهیم با آنها کار کنیم، بیاندازیم:

 

append Query1

شکل1: جدول tblContacts. جدول موجود حاوی فیلد ID( از نوع Autonumber)، فیلد FirstName(از نوع text) و فیلد Surname (از نوع text) می باشد. 

 

جدول دوم Append

شکل 2: جدول tblMoreNames. داده های جدیدی که باید اضافه شوند و حاوی CustomerId(از نوع AutonumberTitle(از نوع textInitials( از نوع Text) و LastName(از نوع text) می باشد. اسامی فیلدها فرق می کنند و همچنین امکان وجود فیلدهای ID تکراری از هردو جدول نیز وجود دارد. 

 

همانطور که در شکل 1 مشاهده می کنید جدول اصلی ما (tblContacts) دارای 15 رکورد می باشد. اکنون می خواهیم فرم پرس وجویی ایجاد کنیم تا 10 رکورد جدید را از جدول tblMoreNames به داده های ذخیره شده اضافه کنیم. شاید متوجه شده باشید که اسامی فیلدهای موجود در هر دو جدول قدری متفاوت هستند و نیز جدول tblMoreNames دارای فیلدی به نام Title است که جدول tblContacts آن را ندارد. همچنین این احتمال وجود دارد که داده های تکراری از فیلد CustomerID جدول tblMoreNames نیز اضافه شوند. اکسس از بروز این اتفاق جلوگیری می کند زیرا فیلد ID که در جدول tblContacts قرار دارد، یک کلید اولیه است، به همین خاطر باید یک مقدار منحصربفرد باشد. ساده ترین راه برای رفع این مشکل آن است که فیلد CustomerID را در فرم پرس و جوی append خود قرار ندهیم. همچنین باید داده هایی از فیلدهای Initials و LastName جدول tblMoreNames را به فیلدهای FirstName و SurName جدول tblContacts اضافه کنید. اگرچه اسامی فیلدها قدری فرق دارند ولی داده های موجود در آنها با داده های موجود سازگار هستند.


ایجاد یک فرم پرس و جوی Append

 

در زیر مراحل ایجاد یک فرم پرس و جوی append را مشاهده می کنید:

1- بر روی آیکون QUERY DESIGN ( در گروه OTHER از نوارریبون CREATE) کلیک کنید. پنجره QUERY DESIGN به همراه فرم SHOW TABLE باز می شود.

2- مرحله بعدی افزودن جدول tblMoreNames به پنجره QUERY DESIGN است. برای این منظور بر روی گزینه ADD که در فرم SHOW TABLE قرار دارد کلیک کنید. توجه داشته باشید که این جدول حاوی داده هایی می باشد که ما انتخاب کردیم تا اضافه شوند .

3- بر روی آیکون APPEND از گروه QUERY TYPE موجود در نوار ریبون DESIGN کلیک کنید. بعد از اینکار کادر مکالمه APPEND باز می شود.

4-اکنون از شما خواسته می شود تا نام جدول اصلی را انتخاب کنید تا داده های جدید به آن اضافه شوند. به همین منظور جدول tblContacts را از فهرست کرکره ای انتخاب کنید.

5-همچنین از شما پرسیده می شود که آیا این جدول در بانک اطلاعاتی جاری ذخیره می شود یا در یک بانک اطلاعاتی خارجی قرار دارد. در این مثال، هردو جدول در بانک اطلاعاتی جاری ذخیره می شوند. این گزینه، گزینه پیش فرض است که در گروه گزینه های موجود نمایش داده می شود به همین دلیل نیازی به تغییر آن نداریم.

6-بر روی OK کلیک کنید تا کادرمکالمه را ببندید.

7-در مرحله بعد می خواهیم فیلدها را از جدول tblMoreNames انتخاب کنیم تا به جدول ما افزوده شوند.  برای این منظور فیلدهای Initials و LastName را از جدول کشیده(در نیمه بالایی پنجره) و در قسمت طراحی رها کنید.

8-در این قسمت به اکسس می گوییم که فیلدهای Initials و Lastname باید اضافه شوند. برای این منظور به سطر APPEND TO در قسمت طراحی بروید (شکل 3) و FirstName  را در ستون Initials و Surname را در ستون LastName انتخاب کنید.

 

فرم پرس و جوی Append

شکل 3: قسمت طراحی مربوط به یک فرم پرس و جو.

 

9- در این مرحله می توانیم شرط فرم پرس و جو را اضافه کنیم ولی در این مورد خاص نیازی به شرط نداریم.

10-اگر می خواهید داده هایی را که باید اضافه شوند مشاهده کنید، بر روی آیکون VIEW از گروه RESULTS نوار ریبون DESIGN کلیک کنید. این نکته زمانی مهم است که شرطی را در مرحله 9 اضافه کرده باشیم.

11- در صورتی که  رضایت دارید، داده های مورد نظر شما اضافه می شوند برای همین منظور بر روی آیکون RUN کلیک کنید. این آیکون در گروه RESULTS نوارریبون DESIGN قرار دارد.

12- یک کادرمکالمه باز می شود که ما را از اضافه شدن 10 سطر آگاه می کند و برای افزودن آنها و ادامه انجام کار از ما تایید می خواهد. بر روی YES کلیک کنید تا کار تکمیل شود.

برای مشاهده نتیجه فرم پرس و جو append، مجددا جدول tblContacts را باز کنید. 

 

فرم پرس و جوی append

شکل 4: جدول tblContacts بعد از اجرای فرم پرس و جوی Append.

اکنون مشاهده می کنید که رکوردهای جدیدی به انتهای داده های اصلی اضافه شده اند. اگر توجه کنید متوجه می شوید که هرکدام از رکوردهایی که جدیدا اضافه شده اند یک شماره ID منحصربفرد به آنها تخصیص داده شده است. این به دلیل آن است که فیلد IDدر جدول اصلی بر روی نوع داده AUTONUMBER تنظیم شده است. 

 

بازگشت به صفحه اصلی آموزش پیشرفته اکسس

طراحی سایت و سئو توسط ضابط